שילוב נכון בין האחסון ובין עמדות העבודה במשרד
תכנון של משרד הוא עניין מאתגר בגלל שהוא צריך לקחת בחשבון כמה מרכיבים נפרדים לחלוטין – עמדות עבודה ארגונומיות, סביבת עבודה נעימה ומרווחת עבור הלקוחות והעובדים כאחד, מטבחון או פינת קפה ומספיק מקום לאחסון. ואת כל הדברים האלה צריך לדחוס בתוך שטח מאוד מוגבל ומצומצם. נשמע כמו משימה בלתי אפשרית? בעזרת כמה קווים מנחים יהיה לכם קל יותר לצלוח את המכשול הזה.
למפות את הצרכים
לכל משרד יש את האופי שלו, כלומר את שגרת העבודה והדרך לעשות את הדברים, וכמובן שגם האופי של הדברים שדורשים אחסון משתנה. אם אתם מרגישים שהמצב הנוכחי לא נותן מענה מספיק אנחנו ממליצים לכם לעצור לרגע ולהתבונן. איך והיכן הדברים מאוחסנים היום? מה היתרונות של השיטה הנוכחית ומה החסרונות שלה? בעזרת התבוננות מעמיקה תוכלו לזהות את נקודות הכשל וכך למצוא פתרונות מתאימים. למשל אחסון של קלסרים כבדים על מדף גבוה יקשה מאוד לשלוף אותם, ולעומת זאת אחסון חכם של חבילות הנייר בעמדה משולבת עם מכונת צילום תייעל את העבודה. זה נשמע כמו חיסכון של כמה שניות, אבל יש לזה גם השפעה פסיכולוגית – כאשר הדברים נמצאים בהישג יד תהיה יותר נטייה לעשות אותם באותו הרגע ולא לדחות לאחר כך.
לבדוק מה יש בשוק
בגלל שאחסון הוא צורך חובק עולם, זה תחום שכל הזמן מתפתח ומשתדרג. לצד יחידות אחסון מסורתיות יש פיתוח של גאדג'טים ושכלולים כדי לנצל את המקום בצורה מקסימלית ונוחה ככל האפשר. לפני שאתם רצים להמציא את הגלגל מחדש כדאי להיעזר באינטרנט כדי לבחון שיטות שונות לאחסון וגם כדי לקבל השראה. השלב הבא הוא כמובן לפנות לחברות שמתמחות בפתרונות אחסון ולבדוק מה הן מציעות ואיך הן יוכלו להקל עליכם ולארגן את המשרד בצורה טובה יותר. בשלב הזה כדאי להיות כבר יותר מגובשים לגבי מה שאתם רוצים וצריכים, שזה כמובן מה שהרווחתם בעזרת מיפוי הצרכים.
למצוא פתרונות יצירתיים
אחת הבעיות הכי גדולות של משרדים היא תופעת האינרציה, כלומר עושים את הדברים בצורה מסוימת בגלל שכך עשו אותם מאז ומתמיד. שגרה והרגלים זה דבר חשוב כדי שהעבודה תזרום בצורה יעילה ונוחה, אבל לפעמים השגרה הזו מונעת מאיתנו לזהות בעיות וטכניקות שגויות. אתם בוודאי מכירים את זה מהמשרד שלכם, יש ערימה של תיקיות שמאחסנים במקום אחד שהוא לאו דווקא נוח ואסתטי, אבל כך עשיתם את זה כבר חודשים ושנים. שבירה של תבנית החשיבה הזו תסייע לכם למצוא דרכים יעילות יותר.
עוד דבר שכדאי לעשות הוא לשקול עירוב של שימושים כדי לנצל טוב יותר את הקיים. נמחיש את הכוונה בעזרת דוגמה: בהרבה משרדים נהוג להציב את ארונות התיוק והאחסון בסמוך לקירות כדי לחסוך מקום, אבל ארונות תיוק יכולים לשמש גם בתור מחיצות שמפרידות בין חללים שונים בתוך המשרד. למשל אפשר להציב שורה של ארונות תיוק כך שהצד שפונה אל העובדים ואל הקהל יהיה אסתטי ונעים לעין, ומאחוריו להעמיד שורה של מכונות, ארגזים, מערכת השרתים וכדומה.
או להיפך, במקום להציב מכונות צילום על שולחנות רק כדי להקל על הגישה אליהן, אפשר לתכנן מערכת שלמה של ארונות נמוכים שיספקו עוד מקום לאחסון וארגון.
